Optymalizowanie przepływu – Disciplined Agile Mindset

Artykuł został opublikowany na profilu LinkedIn Społeczności Disciplined Agile.

Jedną z zasad Disciplined Agile® (DA™) jest optymalizacja przepływu przez strumień wartości, którego jesteśmy częścią, a najlepiej w całej organizacji. To oznacza coś więcej, niż optymalizację naszego lokalnego WoW w zespole. Czasami będzie to dla nas niewygodne, jednak w konsekwencji będziemy mogli skuteczniej odpowiadać na potrzeby naszych klientów.

Przepływ to sposób, w jaki praca przebiega w sposobie pracy/systemie jaki został obrany. Kiedy dane podejście lub system działa dobrze, lub ma tzw. „dobry” przepływ, widoczna jest tendencja do poruszania się w sposób stabilny, zrównoważony, a nawet przewidywalny, podczas gdy „zły” przepływ oznacza, że dochodzi do przerw w przepływie.

Twoja organizacja jest złożonym systemem adaptacyjnym (ang. complex adaptive system – CAS) współdziałających zespołów i grup, które indywidualnie ewoluują w sposób ciągły i wpływają na siebie nawzajem.

Wyzwaniem, przed którym stoimy jest:

• Jak zapewnić, że te współpracujące ze sobą zespoły robią to w taki sposób, aby skutecznie realizować strumienie wartości w naszej organizacji?
• Jak możemy zapewnić, że te zespoły są dobrze zgrane, pozostają dobrze zgrane, a jeszcze lepiej, że z czasem ich zgranie będzie się poprawiać?

Wynika z tego, że jako organizacja musimy zoptymalizować nasz ogólny przepływ pracy. Zestaw narzędzi DA wspiera wiele strategii, które to umożliwiają:

1️⃣ Nieprzerwanie dostarczać produkty w zrównoważonym tempie. Efektywna organizacja nie wymaga od zespołów więcej, niż są w stanie zrobić, ale prosi je o samoorganizację i określenie, co mogą osiągnąć.

2️⃣ Zoptymalizować całość. Konieczne jest posiadanie wysokiej świadomości organizacyjnej i dążyć do optymalizacji całości, jak radzi nam kanon lean. Kluczowym elementem jest tu znalezienie sposobów na skrócenie całkowitego czasu cyklu, czyli łącznego czasu od początku do końca procesu dostarczania wartości dla klienta.

3️⃣ Zapewnić przepływ pracy. Wizualizowanie pracy, aby uzyskać płynny przepływ dostarczania, ograniczając do minimum produkcję w toku (WIP). Strategia ta umożliwia zespołom szybką identyfikację, a następnie usunięcie wąskich gardeł i jest zaadoptowana wprost z Kanbana.

4️⃣ Eliminować marnotrawstwa. Zwolennicy Lean thinking uznają jako marnotrawstwo każdą czynność, która nie dodaje bezpośrednio wartości do gotowego produktu. Marnotrawstwo obejmuje czas oczekiwania na to, aż inni coś zrobią, tworzenie niepotrzebnych artefaktów pracy lub cech produktu. Samoorganizacja zespołu wspiera eliminację marnotrawstwa.

5️⃣ Nieustanne się doskonalenić. Liderzy promują w swojej organizacji kulturę ciągłego doskonalenia, w tym dzielenia się umiejętnościami i wiedzą pomiędzy ludźmi i zespołami. Jest to postrzegane jako fundament filozofii agile – dwunasta zasada Manifestu Agile brzmi:

„W regularnych odstępach czasu, zespół zastanawia się nad tym, jak stać się bardziej efektywnym, a następnie dostraja i dostosowuje swoje zachowanie odpowiednio do sytuacji”.

Kluczową techniką wspierającą ciągłe doskonalenie jest „uczenie się na dwóch pętlach” – idea modyfikowania swojego podejścia w oparciu o to, czego nauczyliśmy się na podstawie swoich doświadczeń.

6️⃣ Uczyć się poprzez eksperymentowanie. Prawdopodobnie najbardziej znaczącym efektem pracy Erica Riesa w Lean Startup jest popularyzacja nastawienia na eksperymentowanie, zastosowanie podstawowych koncepcji metody naukowej w biznesie. Ten sposób myślenia można zastosować do doskonalenia procesów w oparciu o to, co Ries nazywa strategią uczenia się z walidacją. Z punktu widzenia procesu, strategia polega na tym, aby:

1. Najpierw zidentyfikować hipotezę usprawniającą w stylu „Myślimy, że zrobienie X poprawi Y„.
2. Po drugie, przeprowadzenie krótkiego eksperymentu, wypróbowanie go w kontrolowany sposób, z wprowadzonymi pomiarami, aby zobaczyć efekt zmiany.
3. Po trzecie, obserwowanie, co się dzieje, aby określić skuteczność X oraz to, czy należy coś zmienić i przeprowadzić kolejny eksperyment (uczenie się na zasadzie podwójnej pętli).

Nastawienie na eksperymentowanie wzmacnia i często przyspiesza strategię ciągłego uczenia się. Aby umożliwić eksperymentowanie w organizacji, liderzy muszą tworzyć bezpieczne środowisko, w którym eksperymenty są promowane i nagradzane.

7️⃣ Mierz to, co się liczy. W przypadku pomiaru liczy się kontekst. Co masz nadzieję poprawić? Jakość? Czas wprowadzenia na rynek? Morale pracowników? Zadowolenie klienta? Ich kombinacje? Każda osoba, zespół i organizacja ma własne priorytety w zakresie doskonalenia i własne sposoby pracy, więc będzie miała własny zestaw środków, które gromadzi, aby zapewnić wgląd w to, jak sobie radzi i, co ważniejsze, jak postępować. Środki te ewoluują w czasie, w miarę jak zmienia się ich sytuacja i priorytety. Wynika z tego, że wybrana strategia pomiaru musi być elastyczna i dopasowana do celu, i będzie się różnić w zależności od zespołu.

8️⃣ Długotrwałe utrzymywanie stabilnych zespołów. Bardzo powszechnym trendem w społeczności agile jest odejście od projektów i ogólnie od sposobu myślenia o zarządzaniu projektami na rzecz stabilnych zespołów. Takie zespoły ewoluują w czasie, nowi członkowie od czasu do czasu dołączają do zespołu i od czasu go opuszczają, jednak sam zespół może działać przez lata. Na przykład w firmie Microsoft od 1981 r. istnieje zespół, który opracowuje i utrzymuje program Microsoft Word i nie widać końca jego działalności. Ważne jest, aby zauważyć, że to odejście od zarządzania projektami w społeczności agile nie jest odejściem od zarządzania, ale od nieodłącznego ryzyka i kosztów ogólnych projektów.

Źródła:

Chapter 2 of the book Choose Your WoW! A Disciplined Agile Delivery Handbook for Optimizing Your Way of Working.

Disciplined Agile Mindset