Czy opracowane przez PMI Standardy Zarządzania Ryzkiem mają również zastosowanie w DA? Chociaż na pierwszy rzut oka odpowiedź na to pytanie brzmi nie, to jednak po bliższym zapoznaniu się ze wszystkimi regułami i myślami oba podejścia mają wiele wspólnego. 

Zarządzanie ryzykiem: PMI a DA

Opracowane przez PMI Standardy Zarządzania Ryzykiem w Portfelach, Programach i Projektach (ang. Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects) w skrócie Standard Zarządzania Ryzykiem) to zbiór opisów, zasad i reguł, z których można czerpać wiedzę na temat zarządzania ryzykiem. Zawarte w dokumencie wskazówki kojarzone są ze szczegółowością, liczną dokumentacją oraz narzucaniem pewnych zachowań, co może stać w sprzeczności z założeniami propagowanymi przez DA. Jednakże Standardy Zarządzania Ryzykiem są stale uaktualniane a opisy są dostosowywane do zmienności otoczenia, dzięki czemu prezentowane reguły mogą być stosowane zarówno w podejściach charakteryzujących się przewidywalnością jak i tych szybko reagujących na zmiany. 

Dlaczego zarządzanie ryzykiem jest tak istotnym aspektem? Wpływa ono na funkcjonowanie całej organizacji, priorytetyzację zadań, na wybór strategii czy tez podejścia do zarządzania projektem. W Disciplined Agile zajmowanie się ryzykiem polega na zidentyfikowaniu apetytu na ryzyko, nastawienia do ryzyka, określeniu progu ryzyka, cyklu życia ryzyka oraz dostosowanie odpowiedniego podejścia. 

W każdym z obszarów, przez które przenika DA, tj. sposób myślenia, ludzie, przepływ i praktyki poruszana jest tematyka ryzyka – opracowywane są techniki, rady, pomysły, rozwiązania, których zastosowanie przyczynia się do efektywniejszej identyfikacji i zarządzania ryzykiem. 

W poniższym artykule zostaną wskazane liczne podobieństwa między opracowanym przez PMI Standardem Zarządzania Ryzkiem a zasadami przyświecającymi Disciplined Agile. 

Efektywność uniwersalnych działań

W Standardzie Zarządzania Projektami możemy znaleźć opisy działań, którymi powinno się kierować chcąc podejść do aspektu ryzyka w firmie.

Pierwszy z nich wskazuje, że większą wartość (i zarazem mniejsze koszty) przynosi wdrażanie prewencyjnych działań aniżeli niwelowanie konsekwencji  zaistniałych sytuacji (co wiąże się z większymi kosztami). Umiejętność zespołów do identyfikacji, przypisania i opracowania reakcji na potencjalne ryzyko ma istotne znaczenie, gdyż dzięki temu prawdopodobieństwo jego negatywnego wpływu na projekt zmniejsza się.  Jest to silnie powiązane z opracowanym przez DA celem trwającego procesu tj. zaadresowanie ryzyka (Address Risk), który podkreśla istotność i korzyści płynące z wcześniejszego wykrywania ryzyk (m.in. więcej czasu na podjęcie reakcji, opracowanie innego działania).

Drugie działanie dotyczy wspierania zwinności i żywotności zespołu, według którego każdy z pracowników powinien być zaangażowany i tym samym powinien mieć przestrzeń do dyskusji czy też prezentowania swoich pomysłów dot. działań związanych z niwelowaniem czy też wykorzystaniem ryzyka. Stwarza to środowisko, w którym ceni się zdobywanie wiedzy, pomysłowość, deleguje się odpowiedzialność – te cechy są prezentowane w obietnicach Disciplined Agile Mindset, do których można zaliczyć m.in. ciągłe doskonalenie (ang. Improve continuously), proaktywna współpraca (ang. Collaborate proactively), sprawianie, aby cała praca i przepływ pracy były widoczne (ang. Make all work and workflow visible) czy też tworzyć bezpieczeństwo psychologiczne i czerpać z różnorodności (ang. Create psychological safety and embrace diversity). 

Ostatnie z działań niweluje narzucanie jednolitości procesów na rzecz działania „co i dlaczego”, opierającego się na zwracaniu większej uwagi na kontekst projektu, podkreślaniu, że nie ma jednego najlepszego sposobu na zarządzanie ryzykiem w firmie, skupieniu na wyjaśnianiu istoty zarządzania ryzykiem i zachęcaniu do wspólnego wyboru najlepszych działań. Motyw ten jest silnie powiązany ze sposobem myślenia DA, przedstawionego w formie zasad, obietnic i wytycznych, które w głównej mierze skupiają się na współpracy, walidacji uczenia się, podejmowaniu działań w celu poprawy wyników oraz efektywnym wykorzystywaniu zasobów organizacyjnych. 

Zasady, czyli czym się kierować

Kolejnym z elementów składających się na Standardy Zarządzania Ryzykiem jest 7 uniwersalnych zasad:

  1. Dąż do doskonałości w zarządzaniu ryzykiem – nie powinno wdrażać się na siłę konkretnego podejścia, lepszym rozwiązaniem jest zrównoważenie kosztów i zysków oraz dostosowanie się do otoczenia.
  2. Dostosuj zarządzanie ryzykiem do strategii i praktyk organizacji – rozwijając działania powinno zwrócić się uwagę również na pozostałe procesy organizacyjne, ponieważ ogólnym  celem jest  minimalizacja ryzyka i wspieranie nadarzających się szans.
  3. Skup się na najbardziej znaczących ryzykach – działania powinny być skierowane na ryzyka, które w największym stopniu mogą negatywnie wpłynąć na sukces postawionego celu.
  4. Bilans realizacji wartości w stosunku do ogólnych ryzyk – należy zrównoważyć ryzyko z wynikami, m.in. czy ekspozycja na ryzyko znajdzie usprawiedliwienie w późniejszym sukcesie, czy prawdopodobieństwo przegranej przekracza potencjalne zyski. 
  5. Wspieraj kulturę, która popiera zarządzanie ryzykiem – propaguj działania, które sprzyjają byciu otwartym na identyfikację zagrożeń, a nie ich ignorowania, i które pozytywnie odnosi się do czerpania korzyści z pozytywnych zmian.
  6. Aby osiągnąć sukces nawiguj złożoność używając zarządzania ryzykiem – odpowiednie zarządzanie ryzykiem zmniejsza złożoność.
  7. Zwiększaj kompetencje pozwalające odpowiednio zarządzać ryzykiem – podczas występowania ryzyk namawiaj do szukania nowych rozwiązań.

Przedstawione i omówione powyżej motywy i zasady potwierdziły, że organizacje opierające swoje działania na praktykach zgodnych z DA, mogą korzystać z zasad i sposobów zarządzania ryzykiem zaprezentowanych w opracowanym przez PMI Standardzie Zarządzania Ryzykiem.  

Dodatkowe przemyślenia i pomysły

  • Jak zostało wspomniane, Standard Zarządzania Ryzykiem, ze względu na otaczające nas środowisko jest w dalszym ciągu modyfikowany i dopasowywany do realiów. Dlatego też możemy znaleźć w nim wiele rekomendacji i punktów, które niezaprzeczalnie nawiązują do katalogu zwinnych praktyk prezentowanych przez DA.
  • Nie zapominaj o pozytywnych ryzykach, czyli szansach – nie powinno skupiać się tylko na zagrożeniach. Zespoły powinny posiadać umiejętność zauważania tych sytuacji, które mogą okazać się szansami i przynieść krótko lub długofalowe korzyści.
  • Odważ się wprowadzać nowe usługi, produkty, technologie, dzięki czemu możliwe będzie zachowanie konkurencyjności. 
  • Analizując potencjalne ryzyka, zwróć uwagę jak dane działanie może oddziaływać na pracę innych działów – to że wpływa pozytywnie na rezultat konkretnego projektu, nie oznacza, że nie będzie mieć negatywnego wpływu w innych obszarach.
  • Poświęć czas na analizę baklogu – można zebrać informacje, które z czynników wyzwalają ryzyko i zniwelować je w kolejnych inicjatywach.

Jak to wygląda w praktyce

Jak powyższe działania zasady i pomysły funkcjonują w praktyce i czy naprawdę przynoszoną one korzyści? Wyobraźmy sobie sytuację, że firmy X i Y pracują przy podobnych projektach. Oba zespoły, będąc na podobnym etapie natrafiają na sytuację stwarzającą szanse lub zagrożenie.

Firma X działa zgodnie z procesem DA zaadresowania ryzyka (szczegółowy diagram oraz opis można znaleźć w DA Browser pod tym linkiem). Dzięki wcześniejszym ustaleniom szansa/zagrożenie zostało poprawnie zidentyfikowane, każdy wie co ma robić i jakie są kolejne kroki. Zespół projektowy składa się z osób, które cenią zdobywanie wiedzy i szukają nowych, nietuzinkowych rozwiązań. Analizują kontekst i wspólnie dobierają różnorodne techniki, narzędzia. Szybka reakcja oraz nowatorskie metody wyróżniły firmę X na tle konkurencji. Pomimo napotkanych trudności projekt został zakończony na czas.

Firma Y zaczyna realizację projektu bez omawiania potencjalnych zagrożeń – przecież podobnych projektów mają już za sobą sporo – wiedzą co robić. Pojawia się niespotykany wcześniej problem (np. atak hakerski skutkujący wyciekiem poufnych danych) i… zaczyna się panika. Aby zgasić pożar tworzony jest zespół, który “na już” opracowuje plan działania. Praca stoi w miejscu, pracownicy nie wiedzą  jak adresować dane ryzyko. Wszyscy się denerwują i obwiniają nawzajem.  

Powyższe przykłady pokazują, jak wiele korzyści niesie za sobą stosowanie zaprezentowanych reguł, zasad i działań w procesie zarządzania ryzykiem. 

Podsumowanie

W Standardzie Zarządzania Ryzykiem możemy znaleźć podejścia, zasady i reguły, które można wykorzystać do zarządzania ryzykiem. Pomimo że dokument kojarzony jest z nakazowym sposobem zarządzania oraz szczegółowym procesem działania, można w nim odnaleźć wiele treści, które pełnią funkcję uzupełniającą dla rekomendowanych przez DA narzędzi i praktyk.

Standard tak samo jak DA, skupia się na wspólnym omówieniu problemu, szukaniu nowych rozwiązań, szerokiej analizie, a w swoich wartościach na pierwszym miejscu stawia ciągłe uczenie się i tworzenie środowiska wspierającego proaktywność. 

Organizacje stosujące zwinne podejścia, chcąc zajmować się ryzykiem (zarówno zagrożeniami jak i szansami) mogą sięgnąć po oparty na uniwersalnych wytycznych Standard, który jest uzupełnieniem pod względem pomysłów i sugestii do reguł i zasad prezentowanych przez DA.

Źródła:

🌐 DA and the Standard for Risk Management

🌐 Obietnica: Tworzyć bezpieczeństwo psychologiczne i czerpać z   różnorodności

🌐 Obietnica: Proaktywna współpraca

🌐 Obietnica: Sprawianie, aby cała praca i przepływ pracy były widoczne

🌐 Obietnica: Ciągłe doskonalenie

🌐 DA Browser

Kategorie: Artykuły

0 komentarzy

Dodaj komentarz

Avatar placeholder